1. INTRODUÇÃO
Dentre os modelos de gestão, sem dúvida a hospitalar é um dos mais complexos. E para aplicá-la em um padrão de primeiro mundo a tarefa é bem mais árdua.
Isso porque ela envolve não apenas a gerência financeira, mas também a de cuidados assistenciais e clínicos ao paciente e aos proprietários, sempre com o foco principal no atendimento preciso e de qualidade.
Para isso, a gestão de um hospital veterinário se constitui um ofício que necessita de planejamento estratégico com capacidade para tornar eficientes e ágeis todos os processos cotidianos.
Mas, de fato, o que é a gestão de um hospital de primeiro mundo?
Inicialmente, deve-se ter em mente que é uma forma de administração que utiliza e aplica suporte tecnológico operacional. Essa ferramenta é justamente a responsável por automatizar todos os processos de informação que circulam no hospital veterinário, integrando os sistemas.
E os resultados do emprego da tecnologia são o objetivo de qualquer gestor que busca a excelência de sua instituição: redução de custos e assistência integral ao paciente e aos proprietários aliados à agilidade nos processos são alguns dos bons frutos que o hospital veterinário poderá colher.
Além disso, o gerenciamento hospitalar de primeiro mundo envolve a atualização com frequência dessas ferramentas tecnológicas. Afinal, isso é importante para o aprimoramento da gestão.
E, por último, o administrador deve estar sempre atento para não cometer erros fatais que podem comprometer a instituição.
Você é um gestor que deseja construir uma gestão de primeiro mundo em seu hospital veterinário? Quer se aprofundar mais nesse assunto? Então continue a leitura deste manual.
2. APRIMORANDO A GESTÃO HOSPITALAR
Aprimorar a direção hospitalar é a estratégia essencial para manter a organização de todos os processos de informação dentro do hospital veterinário. Mais do que isso, um modelo de gestão eficaz pode se tornar uma área na qual o hospital veterinário seja referência, o que traz credibilidade à instituição.
É justamente a organização de todas as informações do hospital veterinário que é o elemento essencial e que permite que o diretor tome decisões mais precisas.
Conhecendo a fundo sua instituição, o administrador fica mais ciente dos custos, do grau de eficiência dos processos internos, da dinâmica do fluxo de trabalho e do desempenho dos profissionais de forma individual e em equipe.
Quanto mais se investe no aprimoramento da gestão, mais subsídios se tem para prever qual é a melhor forma de se aplicarem recursos em determinada área. Por exemplo, é possível verificar a necessidade de aumento dos canis/gatis de internação, UTI ou prever níveis suficientes de estoque de insumos e medicamentos.
Uma direção aprimorada, com fornecimento de informações cada vez mais precisas sobre o hospital veterinário, permite também constatar se é necessário expandir algum setor e estimar a rotatividade de atendimento dos pacientes.
É por esses motivos que investir cada vez mais na melhoria da gestão de seu hospital veterinário prova ser uma estratégia essencial, independentemente de qual seja a instituição de saúde.
Porém, essa otimização da função administrativa em um hospital veterinário não propicia apenas benefícios para o setor financeiro. O impacto positivo também se expande à gestão de cuidados assistenciais e clínicos, o que viabiliza que a instituição seja superior às outras nos cuidados dispensados à saúde de seus pacientes.
Isso decorre do fato de que os softwares de gestão proporcionam a visão ampla sobre todos os processos de informações que circulam dentro da instituição. Por meio da implementação do prontuário eletrônico, por exemplo, é possível ter acesso a todas as informações que dizem respeito às condições clínicas do paciente.
Assim, é permitido estabelecer a terapêutica mais adequada ao diagnóstico ao aplicar a medicina veterinária baseada em evidências. Essa medida reduz consideravelmente os tipos de exames necessários bem como a repetição desses exames – tanto de imagem quanto de análises laboratoriais.
Além disso, todas as áreas que oferecem suporte à área assistencial são integradas pelo sistema de gestão, o que assegura um atendimento mais rápido e de alta confiabilidade ao paciente. E claro, garante todas essas vantagens sem comprometer a qualidade na atenção de cuidados ao usuário do hospital veterinário.
Outro motivo que comprova o quanto é importante investir em aprimoramento da gestão hospitalar é o avanço na complexidade dos negócios que envolvem o setor. Assim, tornou-se impossível gerenciar informações hospitalares utilizando de sistemas de gestão obsoletos, que eram reservados a cada departamento ou mesmo o uso de planilhas de Excel, anotações em arquivos e agendas ou notas de texto em computador.
Observe-se que o uso dessas formas rudimentares de armazenar e gerar informações contribui para perdas de dados importantes, além de promover sistemas de gestão segmentados por departamento e que dificilmente integram-se.
Portanto, a preocupação de cada vez mais investir em softwares de administração que integrem os dados que circulam em sua instituição é um dos primeiros passos para construir uma gestão de um hospital veterinário de primeiro mundo.
3. A TECNOLOGIA OTIMIZANDO A GESTÃO HOSPITALAR
Se o seu objetivo como gestor é otimizar a gestão de seu hospital veterinário, seu foco deve ser apostar em tecnologia.
Com a aplicação das tecnologias adequadas, é possível oferecer tratamentos mais eficientes e com menor custo, ao contrário do que muitos gestores imaginam.
Muitos administradores, em um cenário de corte de gastos generalizado, cometem um erro ao considerarem como supérfluo o investimento em tecnologia para a gestão. Mas o emprego da tecnologia correta pode, na verdade, ser o elemento fundamental para um controle efetivo do orçamento.
Além disso, a implantação desses sistemas com o auxílio de uma empresa capaz de gerenciar o setor de tecnologia de informação do hospital veterinário é ainda mais benéfico para a instituição.
Assim, ferramentas tecnológicas capazes de integrarem os sistemas de informação hospitalares são ótimas opções para tornarem o trabalho de toda a equipe clínica mais eficiente e ágil. As tecnologias de estratificação de risco, por exemplo, são capazes de minimizar as falhas no fluxo de atendimento de pacientes, o que reduz os custos operacionais.
Ainda está em dúvida sobre como a tecnologia pode otimizar a gestão hospitalar na prática? Gostaria de obter mais exemplos sobre de que maneira essa ferramenta pode melhorar a dinâmica de seu hospital veterinário no dia a dia? Veja a seguir.
3.1 MELHORA NA LOGÍSTICA HOSPITALAR
A tecnologia permite o emprego de um sistema integrado com senhas, o que impacta positivamente toda a logística de atendimento do hospital veterinário, em consultas, atendimentos ao financeiro, internação etc.
Contudo, é primordial que os sistemas de gestão integrem as informações que circulam entre os setores do hospital veterinário.
Caso contrário, ocorrem falhas de comunicação que resultam em dados duplicados e retrabalhos. E nenhum gestor quer que essa situação ocorra em sua instituição.
Isso sem contar o uso de ferramentas como softwares que fazem agendamento eletrônico. Eles permitem a marcação de consultas e exames online.
Assim, também há redução de filas de espera, um maior volume de animais pode ser atendido diariamente e há maior rotatividade no fluxo de pacientes. Todas essas vantagens geram aumento no faturamento da instituição.
Porém, o mais importante a ressaltar é que o aumento dos lucros fica atrelado a uma melhoria na qualidade da assistência dada aos usuários do hospital veterinário.
3.2 EMPREGO DA ANÁLISE DE DADOS
Por meio da implantação de sistemas de análise de dados como o Big Data Analytics é possível traçar um perfil de vacinas e medicamentos que foram realizadas nos animais assistidos pelo hospital.
A partir disso, pode-se direcionar a compra de vacinas e lotes de medicamentos de acordo com a demanda desse perfil dos usuários. Com isso, o custo diante dos fornecedores fica reduzido e o emprego de recursos do hospital passa a ser mais eficiente.
3.3 AUMENTO DA ACESSIBILIDADE
A utilização de prontuários eletrônicos permite que um histórico integral do animal atendido — com medicamentos prescritos, evoluções, laudos, resultados de exames, prescrições, receituários — fique disponível em um banco de dados.
Assim, qualquer funcionário autorizado pode ter acesso, o que agiliza o processo de informações e decisões terapêuticas. E, principalmente, evita mal-entendidos que podem até custar uma vida.
Além disso, essa plataforma de dados pode ser acessada em qualquer lugar com internet disponível, e por meio dos mais variados dispositivos — smartphone, tablet, notebook, computador.
MAIOR CONTROLE SOBRE OS PROCESSOS
O emprego de sistemas de gestão hospitalar integrados consegue unificar de forma ampla os processos de informação. Isso evita pagamentos indevidos com comissões além de otimizar o controle de estoques.
Assim, sistemas inteligentes são responsáveis pela gestão de estoques. Ou seja, os setores de farmácia hospitalar são monitorados por um software quanto à rotatividade de medicamentos. E o que ainda é mais interessante: quando o estoque de segurança é acionado, o sistema emite um alerta automático de compra no sistema responsável.
Ainda em relação à gestão de estoque, há softwares que controlam variações de demanda de acordo com o período. Para isso, usam ferramentas estatísticas como média móvel ponderada e série histórica.
Isso permite tornar mais previsível quando o estoque vai acabar. Assim, o gestor terá disponível um tempo maior para negociação com fornecedores de medicamentos e demais insumos. E sem dúvida, isso gera um impacto financeiro positivo para o estabelecimento hospitalar.
Além disso, os avanços tecnológicos também permitem um controle maior dos registros de contabilidade, faturamento e administração farmacêutica.
A emissão de notas fiscais eletrônicas reduz e muito o tempo que se gasta em processos burocráticos, por exemplo. Isso gera mais confiabilidade e segurança com maior redução de erros. E, para isso, somente é necessário que o cadastro do paciente tenha sido corretamente preenchido.
E como é sabido, o controle financeiro fortalecido em um hospital veterinário significa corte no desperdício de recursos financeiros.
Outra ferramenta tecnológica empregada para isso são os sistemas de gestão de custos hospitalares. Eles auxiliam na elaboração de tabelas de tarifas o que facilita o compilamento de informações usadas em negociações com operadoras de convênios de saúde.
Portanto os sistemas de gestão são, sobretudo, instrumentos estratégicos, afinal uma instituição depende de que sua produtividade e custos sejam minimamente gerenciados para sua sobrevivência. Ou seja, permitem o controle financeiro de todo hospital.
3.4 MAIOR SEGURANÇA SOBRE A INFORMAÇÃO
Todas as informações disponíveis em sistema ficam acessíveis apenas a pessoas autorizadas por meio de senhas criptografadas e biometria. Além disso, os dados armazenados em nuvem são protegidos com certificação digital.
A digitalização de todo processo também reduz a chance de erros. Por exemplo, anotações ilegíveis em prontuário escrito a mão podem fazer com que um enfermeiro ou veterinário administre de forma incorreta um medicamento para um animal.
Outra vantagem é que descarta a necessidade de armazenamento de dados em arquivos de papel, pois ficam disponíveis na nuvem. Isso aumenta a segurança da informação, que deixa de ser facilmente perdida quando armazenada de forma rudimentar.
4. OS ERROS FATAIS NA GESTÃO HOSPITALAR
Construir uma gestão hospitalar de primeiro mundo é um dos caminhos estratégicos para assegurar o pleno funcionamento e otimizar a atuação da instituição.
E para evitar que o hospital veterinário desvie desse caminho, alguns erros fatais no seu gerenciamento devem ser evitados. Veja cada um a seguir e saiba como evitá-los.
4.1 REALIZAR MUDANÇAS REPENTINAS SEM PLANEJAMENTO
Uma vez identificada falhas nos processos operacionais que indicam necessidade de modificações na forma de gestão, o planejamento, antes de qualquer ação, deve ser a primeira medida.
Colocar em prática mudanças rápidas na gestão sem preparar antes um plano de ação termina por expor a instituição a riscos, o que pode prejudicar a imagem e prestígio da instituição bem como trazer consequências sérias a longo prazo.
Planejar é uma forma de pensar sobre executar suas ações de maneira estratégica e não deve ser encarada apenas como uma mera expectativa sobre as consequências vindas com as mudanças.
Assim, o bom gestor deve ter em mente que o planejamento é uma etapa de calcular e raciocinar sobre as metas que deseja alcançar da forma mais realista possível. Mas cuidado: planejar não significa prever o que acontecerá com as mudanças, é apenas uma estimativa do que poderá ocorrer.
Portanto, para alcançar ótimos resultados, o planejamento deve envolver um conjunto de fatores, antes que as transformações prossigam. Esses fatores são:
- as metas a serem atingidas;
- a situação da instituição no momento;
- os profissionais que devem participar da mudança;
- as metas a longo e médio prazo;
- o orçamento da instituição;
- as prioridades do hospital veterinário nos anos seguintes (possibilidades de expansão).
Contudo, não é somente o contexto da instituição que deve ser avaliado. É necessário estar atento também às mudanças no ambiente externo. Por exemplo, uma eventual crise econômica que o país esteja enfrentando pode ser um sinal de que não seja um bom momento para pensar em expandir o hospital veterinário.
Por outro lado, o contexto externo também pode apontar para uma necessidade de mudança. Ele pode indicar, por exemplo, que a instituição necessita rever e se readaptar aos avanços da tecnologia.
Sem dúvida, a incorporação do uso da tecnologia principalmente se tratando de processos de gestão hospitalar tornou-se uma necessidade atualmente. E a velocidade com que a inovação tecnológica ocorre nesse ramo exige que não só as instituições, mas também gestores e administradores estejam em constante readaptação.
4.2 FALHAS NA COMUNICAÇÃO ENTRE EQUIPES
Equipes que não possuem uma boa comunicação entre si acabam gerando falhas na transmissão de informações. O resultado desses erros não é nada bom: o fluxo de processos dentro do hospital veterinário se torna muito mais lento.
A imprecisão das informações podem gerar incerteza e desencontros entre elas e só demonstram que as equipes estão perdidas. Essa situação pode ser explicada por dois fatores: as equipes não estão preparadas adequadamente para atuarem nas atividades que devem executar ou não foram orientadas suficientemente.
Para evitar ou resolver essas situações, implementar um software pode ser uma ótima saída. Ele pode ter um impacto positivo e trazer mais agilidade ao gereciamento. Esse sistema de gestão automatiza todos os processos de informação, o que assegura que a padronização seja obedecida.
Com a aplicação do software, também ficam disponíveis no sistema todos os dados dos pacientes. Assim, para uma eventual consulta, a utilização de um programa reduz as chances de omissão e distorção de dados. Ademais, as informações ficam mais precisas e legíveis, o que elimina qualquer erro operacional.
Para evitar as falhas na comunicação entre as equipes também é necessário extrair o melhor da capacidade e competência profissional dos funcionários envolvidos. Isso aprimora o desempenho e organização de todos e, consequentemente, melhora o fluxo de informações entre elas.
É importante também que o ambiente de trabalho seja favorável à comunicação, para que não existam impedimentos na articulação entre as equipes.
E, principalmente, as equipes de profissionais devem atuar de maneira integrada, sempre procurando seguir padrões para que todos os processos se desenvolvam de maneira uniforme.
4.3 AUSÊNCIA DE UM PADRÃO NOS PROCESSOS
Se não há uma padronização bem estabelecida, cada profissional passa a executar as tarefas de maneira diferente. Com isso, os processos de informação de todo o hospital veterinário passam a ocorrer de forma caótica.
Como resultado, até mesmo simples ações podem demandar um esforço enorme e desgastar os profissionais. Portanto, esclarecer ou orientar pacientes, responder qualquer dúvida ou buscar algum dado passam a ser tarefas bem mais difíceis do que seriam se houvesse padronização dos processos.
Para evitar essa desorganização, automatizar os processos é a melhor estratégia. Isso assegura que a instituição ofereça qualidade na prestação de serviços por meio de procedimentos padronizados e ações assertivas.
O reflexo dessa automação é uma maior segurança no atendimento aos pacientes e também consolida melhores práticas de gestão no hospital.
4.4 DEIXAR DE CONSIDERAR O AUMENTO DE DESPESAS ANTES DA EXPANSÃO DA INSTITUIÇÃO
Na maioria das vezes, pelo hospital veterinário demonstrar bom desempenho e conseguir mantê-lo, ou até mesmo atingir bons lucros, os respectivos gestores acreditam que estão preparados para abrirem uma nova unidade.
Porém, essa é uma situação que exige precaução. Expandir o hospital veterinário também envolve alguns riscos, tendo em vista que o crescimento da instituição também envolve aumento das despesas. É preciso ter em mente que a criação de uma nova unidade não é tão simples quanto dividir os profissionais de saúde e os pacientes entre os hospitais veterinários.
Antes de dar esse passo, é fundamental analisar se o mercado está propício e se a demanda do volume de animais corresponde à expansão.
Conhecer a real situação financeira da instituição também é muito importante. Portanto, é essencial tomar medidas que contribuam para um controle financeiro eficaz do hospital veterinário, para permitir que grandes avanços como a abertura de uma nova unidade tenham uma margem de segurança considerável. Isso reduz e muito os riscos da expansão.
4.5 NÃO TER ALGO ESPECÍFICO EM QUE SEJA REFERÊNCIA
Ser reconhecido por ter primazia em algo solidifica uma imagem positiva da instituição e a torna mais reconhecida.
E vários fatores podem levar um hospital veterinário a ser reconhecido como um centro de referência. Pode ser pela perfeição na assistência dada aos pacientes e aos proprietários, por possuir um modelo de gestão único ou ter uma equipe de profissionais altamente qualificados.
Esse diferencial é muito importante para que o hospital veterinário construa sua credibilidade. Para atingir esse objetivo, a automação das operações é primordial. Com ela, como já se viu, a gestão torna-se mais dinâmica e os processos se tornam mais ágeis, tudo isso assegurando que o atendimento do paciente seja de qualidade.
5. CONCLUSÃO
Construir uma gestão hospitalar de primeiro mundo pode ser bastante árduo, mas o suporte de tecnologia adequada torna a tarefa bem mais fácil.
Sem dúvida, o emprego de softwares de gestão que integrem todos os setores do hospital veterinário agilizam o processo de informações. E são justamente esses dados devidamente organizados que permitem o desenvolvimento de um planejamento estratégico de como gerir sua instituição.
E uma vez empregadas, essas ferramentas tecnológicas devem ser atualizadas com frequência, para que possa ser equiparada a um modelo de gestão de primeiro mundo.
Além disso, um gestor que preze pela imagem de sua instituição deve estar sempre vigilante para não cometer erros que podem ser fatais a ponto de colocar o hospital veterinário sob seu comando em risco.
Com a aplicação destas sugestões, certamente sua instituição hospitalar sempre será reconhecida por sua superioridade na gestão e assistência ao paciente e ao proprietário.
